Pengelolaan sediaan farmasi sangat krusial dalam bisnis apotek, pengelolaan yang tepat akan membantu apotek dalam memelihara stok obat, mengoptimalkan waktu dan juga biaya, serta dapat memfasilitasi evaluasi penjualan secara berkala. Setiap tahapan pengelolaan sediaan farmasi ini harus dilakukan dengan tepat dimulai sejak pemilihan, pemesanan dan pengelolaan ketika barang sudah sampai di apotek anda. Berikut ini adalah hal yang perlu anda perhatikan dalam pengelolaan sediaan farmasi:

1. Pemilihan Obat

Secara general obat dapat dibagi menjadi obat generik dan juga obat paten. Kedua obat ini memiliki efektivitas yang tidak berbeda secara signifikan. Anda dapat melakukan pemilihan obat berdasarkan kedua kategori ini, daftar obat dengan dua kategori ini akan memudahkan anda dalam mengalokasikan biaya pemesanan. Misalkan untuk obat generik anda dapat melakukan pemesanan dengan lebih leluasa namun untuk obat paten anda dapat memberikan batasan pada produk tertentu dengan batasan anggaran tertentu. Terutama untuk obat generik bermerek anda harus dapat mengetahui merek mana yang dapat memberikan keuntungan tinggi untuk apotek anda.

2. Pengklasifikasian Obat

Pengklasifikasian obat di apotek diperlukan untuk setiap tahapan mulai dari penyusunan obat pada gudang atau display hingga pelaporan obat. Umumnya penyimpanan obat di apotek dibagi berdasarkan farmakologi atau kerja obat misalkan obat batuk, obat alergi, obat hipertensi dan lain sebagainya, namun untuk apotek kecil pengelompokan obat juga dapat didasarkan pada bentuk sediaan obat yang dapat dibagi menjadi sediaan cair oral, sediaan padat oral, obat topikal, obat penggunaan khusus dan lain sebagainya. Selanjutnya berdasarkan pengelompokan ini obat diletakkan menurut alfabetis.

Kemudian jika anda juga menjual produk selain obat misalkan susu dan produk kesehatan lainnya, anda dapat meletakkannya pada tempat terpisah yang mudah dilihat oleh pelanggan apotek anda. Produk selain obat ini dapat juga mendongkrak penghasilan apotek, tak jarang apotek menjual makanan ringan sampai ke mainan anak. Asalkan ruang penyimpanan ada dan pastikan tidak menimbulkan kerugian.

3. Ketahui Batasan Ruang Penyimpanan

Dalam memesan dan menyimpan obat pastikan anda telah mengetahui kapasitas maksimal gudang dan display penyimpanan apotek anda. Hal ini juga akan dipengaruhi oleh frekuensi penyimpanan dan pemesanan apotek, semakin kecil frekuensi semakin besar volume yang dibutuhkan, sehingga semakin besar ruang yang dibutuhkan.

Sebagai unit distribusi obat terakhir pastikan apotek anda dapat menyimpan obat dengan aman dan tidak merusak obat. Jangan memaksakan menyimpan obat melebihi kapasitas daya simpan yang ada. Selain itu, pastikan juga bahwa gudang apotek anda memenuhi syarat yang telah ditetapkan meliputi suhu, kelembaban, ventilasi udara, dan keamanannya.

4. Gunakan Kartu Stok

Kartu stok adalah instrumen utama untuk pengendalian stok. Kartu stok dibuat untuk setiap produk (obat-obatan dan persediaan) dan diperbarui pada setiap pergerakan dari stok obat. Kartu stok digunakan untuk:

• mengidentifikasi semua pergerakan sediaan farmasi, meliputi stok obat masuk dan stok obat keluar
• menentukan setiap saat jumlah stok obat yang tercatat
• merencanakan dan menyiapkan pesanan dengan benar;
• menentukan kerugian (perbedaan antara saham produk tercatat dengan yang sebenarnya)

Penggunaan kartu stok ini dapat secara tradisional dengan kartu yang dibuat manual atau dengan teknologi terkini yang berbeda bentuk namun fungsinya tetap sama

5. Layout Display Apotek

Satu hal lagi yang tidak kalah penting adalah layout display apotek, seperti yang sering kita bahas di artikel sebelumnya bahwa penempatan sediaan farmasi pada display apotek juga dapat berfungsi sebagai marketing produk secara tidak langsung. Sehingga anda perlu memikirkan bagaimana layout yang menguntungkan untuk apotek anda tentunya disesuaikan dengan luas bangunan apotek anda. Layout penyimpanan yang rapi selain sebagai nilai marketing juga akan memudahkan staf farmasi anda dalam bekerja. Anda dapat melakukan perbaikan tampilan apotek anda sesuai dengan keberjalanan waktu sesuai dengan kebutuhan apotek.

6. Arsipkan Semua Dokumen dengan Rapi

Semua dokumen yang terkait dengan pengelolaan sediaan farmasi sebaiknya ada arsipkan dengan rapi baik secara manual maupun secara digital. Tentunya jika secara manual pastikan anda memiliki ruang penyimpanan yang mencukupi dan jika digital pastikan anda memiliki data cadangan sehingga jika sewaktu waktu ada gangguan sistem anda tidak kehilangan semua data yang anda miliki. Dokumen arsip ini sangat penting untuk operasional bisnis apotek anda misalkan untuk peramalan kebutuhan sampai pada kebutuhan pelaporan kegiatan apotek.

Nah ke-enam proses pengelolaan sediaan farmasi diatas harus anda perhatikan dengan seksama untuk kelancaran pengelolaan stok farmasi di apotek anda. Anda juga dapat meningkatkan kesuksesan bisnis apotek dengan menggunakan aplikasi SwipeRx. SwipeRx merupakan aplikasi pengadaan apotek yang terpercaya dan bekerja sama dengan sejumlah PBF legal. Melalui aplikasi ini, anda dapat membandingkan harga satu jenis obat di setiap PBF. Kemudian juga terdapat beberapa program loyalitas yang menguntungkan anda seperti potongan harga dan hadiah menarik seperti emas batangan untuk anda yang berhasil mengumpulkan poin loyalitas.

Selain itu, pengadaan bersama SwipeRx juga cepat, obat dapat dikirimkan pada hari yang sama saat anda melakukan pemesanan bagi apotek. Jika anda ingin mengetahui informasi lainnya tentang bisnis apotek anda dapat membaca artikel-artikel kami sebelumnya dan bergabunglah dengan kami SwipeRx aplikasi digital pengadaan obat yang menawarkan jaminan 100% produk original dari PBF terpercaya, layanan pengiriman cepat, dan harga yang kompetitif. Daftarkan apotek di sini sekarang !